Решение российской компании «Эксперт Системс» – система Quick Sales предназначена для управления взаимодействием с клиентами.
Выстраивание регулярных взаимоотношений с клиентами – задача номер один для современной компании. Ни один потенциальный покупатель или партнер не должен затеряться, ни один разговор с клиентом не должен быть забыт, ни одно обещание не должно остаться невыполненным. Любая ошибка, даже самая мелкая, может испортить впечатление о продавце и изменить настроение и намерения клиента.
Система Quick Sales дает возможность вести работу таким образом, чтобы каждый клиент чувствовал себя персоной номер один на всех этапах взаимодействия с Вашей организацией. Безусловно, такой подход к клиенту значительно увеличит результативность продаж.
Quick Sales обеспечивает решение следующих задач:
- ведение клиентской базы данных,
- планирование и выполнение работы с клиентом,
- контроль работы менеджеров по продажам,
- получение аналитических отчетов.
Система Quick Sales интегрируется с 1С:Предприятие версий 7.7, 8.1, 8.2 на уровне обмена информацией о сделках и платежах, подготовки расчетных документов. Это позволяет оперативно получать данные об объемах продаж для учетных и аналитических целей, ускоряет документооборот, увеличивает эффективность работы менеджеров и освобождает время у бухгалтера.
Следует отметить, что система Quick Sales предоставляет очень мощный механизм поиска клиентов, товаров, сделок и т.п.
В системе реализована возможность ограничения доступа к различным пунктам меню и возможностям системы индивидуально для каждого пользователя.
Возможность создавать и вести различные группы клиентов позволяет упростить планирование однотипных или массовых мероприятий, а также проводить оценку эффективности проведенных действий.
CRM cистема Quick Sales 2 работает по протоколу TCP/IP в локальной сети, используя принцип клиент-серверной системы.
Для реализации доступа к программе через Интернет можно использовать:
1. Терминальный сервер Microsoft Windows Terminal Server;
2. VPN соединение до сервера с базой данных от системы Quick Sales или Sales Expert.
Серверная часть
Программное обеспечение устанавливаемое на сервер (входит в поставку):
- СУБД FireBird 1.5.5
- Менеджер Лицензий
- Quick Sales 2
Поддерживаемые операционные системы:
- Windows Server 2000 (х86; х64)
- Windows XP (х86; х64)
- Windows Vista (х86; х64)
- Windows 7 (х86; х64)
- Windows Server 2003 (х86; х64)
- Windows Server 2008 (х86; х64)
- Windows Server 2012 (х86; х64)
*В операционных системах Linux, UNIX наши программы не работают.
Минимальная конфигурация компьютера:
- Процессор: Pentium IV
- Жесткий диск: 150 Мбайт.
- Оперативная память:
- для 5 пользователей - не менее 512 МБайт,
- для 20 пользователей - не менее 1024 Мбайт.
Клиентская часть
На клиентское место ничего не устанавливается. Программа запускается по ярлыку с сервера.
Поддерживаемые операционные системы:
- Windows XP (х86; х64)
- Windows Vista (х86; х64)
- Windows 7 (х86; х64)
- Windows 8 (х86; х64)
* В операционных системах Linux, UNIX наши программы не работают.
Минимальная конфигурация компьютера:
- Процессор: Pentium III
- Оперативная память: 256 Мбайт
- Жесткий диск: 10 Мбайт.
Примечание
Представленные системные требования являются примерными. Во многом они зависят от размера базы, количества пользователей и их активности в программе.
Пользователям системы Quick Sales 2 предоставляется возможность упростить и автоматизировать работу в системе 1С:Предприятие, с помощью реализованной в Quick Sales 2 интеграции.
- С какими версиями 1С есть интеграция
- Какие конфигурации поддерживаются
- Какие задачи решает интеграция
- Как именно происходит интеграция
- Будет ли работать интеграция, если конфигурация 1С нестандартная
- Дополнительная информация
- Какие есть ограничения в интеграции
С какими версиями 1С есть интеграция
Использовать интеграцию можно с 1С:Предприятие версий 7.7 (7.70.025), 8.1(8.1.15.14) ПРОФ и 8.2(8.2.13.219) ПРОФ
Какие конфигурации поддерживаются
Поддерживаемые конфигурации для 1С:Предприятие версии 7.7:
- Конфигурация «Бухгалтерия», редакция 4.5
- Конфигурация «Торговля + Склад», редакция 9.2
- Комплексная конфигурация (Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры), редакция 4.5
- Конфигурация «Упрощенная система налогообложения», редакция 1.3
Поддерживаемые конфигурации для 1С:Предприятие версии 8.1 ПРОФ:
- Конфигурация «Бухгалтерия предприятия», редакция 1.6
- Конфигурация «Управление торговлей», редакция 10.3
- Конфигурация «Управление производственным предприятием», редакция 1.2
Поддерживаемые конфигурации для 1С:Предприятие версии 8.2 ПРОФ:
- Конфигурация «Бухгалтерия предприятия», редакция 2.0(2.0.25.5)
- Конфигурация «Управление торговлей», редакция 11.0(11.0.6.7)
- Конфигурация «Управление производственным предприятием», редакция 1.3(1.3.12.1)
Какие задачи решает интеграция
В 1С:Предприятие и Quick Sales 2 есть одинаковая информация: клиенты, продукты, счета, платежи и накладные.
Нужно сделать так, чтобы эта информация синхронизировалась автоматически, или хотя бы с минимальным ручным трудом.
Перечисленные ниже возможности позволяют решить эту задачу:
Как именно происходит интеграция
Продемонстрируем некоторые возможности интеграции Quick Sales 2 с 1С.
Предположим что у нас есть работа в Quick Sales 2 в которую мы добавили три продукта: Sales Expert, Audit Expert и Project Expert.
- Сформируем счет по выбранным продуктам из Quick Sales 2 в 1С:
ниже, на скриншоте, представлено окно нашей работы с продуктами
на вкладке «Документы 1С» добавляем документ, при этом список продуктов в работе передается в 1С для формирования счета
в 1С открывается форма счета, она полностью заполняется благодаря передаваемой из Quick Sales 2 информации о компании и продуктах работы, нам остается только проверить данные счета и нажать на кнопку ОК
по завершении редактирования счета в 1С, информация о счете будет передана системе Quick Sales 2
- Создание счетов в 1С с сохранением их в Quick Sales 2
В данном случае, процесс выглядит следущим образом:- В 1С открывается форма счета с заполненным плательщиком и договором 1С.
- В 1С вы выбираете необходимые товары и услуги из справочника «Номенклатура», проверяете данные и нажимаете кнопку ОК
- Информация о счете вместе с информацией о включенных в счет продуктах и услугах добавляется в систему Quick Sales 2
- Импорт документов и платежей из 1С:
по нашему счету была добавлена оплата в 1С, добавим ее в систему Quick Sales 2, для этого в окне нашей работы выберем вкладку «Продукты и оплата» и нажмем кнопку «Проверить деньги в 1С по работе».
по завершении проверки оплаты в 1С, оплата будет добавлена в работу.
мы провели отгрузку и выписали счет фактуру по нашей работе в 1С, теперь импортируем документы в систему Quick Sales 2, для этого в окне нашей работы открываем вкладку «Документы 1С» и нажимаем кнопку «Получить документы»
по завершении импорта, по доступным в 1С документам нашей работы будет добавлена информация
- Выполним синхронизацию справочников:
Окно синхронизации справочника «Контрагенты»
Окно синхронизации справочника «Номенклатура»
Будет ли работать интеграция, если конфигурация 1С нестандартная
В том случае, когда используемая вами конфигурация 1С:Предприятие отличается от стандартной (содержит изменения), перед использованием интеграции, специалисту 1С, обслуживающему вашу конфигурацию, нужно произвести доработку поставляемых нами обработок 1С.
Дополнительная информация
Для работы интеграции контрагенты, номенклатура и работы должны быть связаны с 1С.
- Для связи работы в Quick Sales 2 с счетами, платежками и накладными 1C используется «Договор в 1С».
Для каждой работы нужно заводить отдельный договор в 1С.
Какие есть ограничения в интеграции
Помимо перечисленных выше возможностей интеграции Quick Sales 2 с 1С, в ней так же присутствуют некоторые ограничения:
- Можно использовать только одну 1С;
- Можно использовать только две валюты.
Документ без названия
|
|
Авторизованный вход
У каждого пользователя в системе свой пароль и свои права доступа |
|
|
Главное окно
Из главного окна есть быстрый доступ к наиболее часто используемым модулям (панель слева):
* Клиенты (управление клиентами)
* Календарь (распорядок дня)
* Работы (анализ продаж)
* Пакеты (отправка информации по почте)
* Отчеты (отчеты по продажам)
* База знаний (база знаний для службы поддержки и сервиса)
* Воронка (воронка продаж)
|
|
|
Список клиентов
Список всех ваших клиентов. Если клиентов много - используйте фильтр.
|
|
|
Фильтр компаний
С помощью простого фильтра вы можете искать (фильтровать) клиентов по любым критериям. |
|
|
Карточка компании
Полная информация по каждой компании в одном месте:
* История контактов и планы
* Контактные лица
* Продукты и услуги, которые купил клиент
* Работы, проведенные с клиентом (процессы продаж). Здесь же можно посмотреть общую задолженность клиента.
* Договоры заключенные с клиентом или партнером
* Информационные материалы отправленные клиенту по электронной почте
* Группы, в которые входит клиент (общие и персональные)
* Контактные лица, работающие у клиента (с телефонами, должностями, днями рождения и т.д.)
* Банковские реквизиты
* Дополнительные поля, которые вы добавляете сами
|
|
|
Карточка работы
Каждый процесс продажи описывается в диалоге "Работа". Здесь указывается такая важная информация как:
* Причина начала работы (выставки, реклама в интернет...). Вы же спрашиваете "Как вы о нас узнали?".
* Дата начала и окончания - показывает когда началась работа с клиентом и когда закончилась.
* Этапы - каждый процесс продаж можно разбить на этапы. У каждого этапа может быть свой ответственный менеджер и сроки.
* Продукты и услуги - список продуктов и услуг, которые собирается купить клиент.
* Оплата - деньги, которые заплатил клиент за продукты и услуги.
* Документы 1С - список документов, которые участвовали в этой продаже.
* Долг - долг клиент по данной работе.
Если продажа заканчивается отказом (клиент отказался), то указывается причина отказа и этап, на котором произошел отказ. Эта информация очень важна!
|
|
|
Карточка работы - этапы
Каждая процесс продаж можно разбить на отдельные этапы. У каждого этапа свой ответственный менеджер, сроки. |
|
|
Карточка работы - продукты
Список продуктов, которые покупает клиент и деньги, которые клиент заплатил за них. |
|
|
Календарь
- Что нужно делать, когда приходишь на работу или планируешь очередную встречу?
- Открывать ежедневник. Лучше электронный.
Что позволяет модуль календарь:
* Смотреть свои планы на сегодня.
* Не только на сегодня.
* Не только свои.
* Анализировать контакты с клиентами.
- Вы знаете сколько раз вы встречались с клиентами в прошлом месяце?
- Теперь будете знать!
|
|
|
Отчеты - настройка
Строить отчеты не просто, а очень просто. И очень быстро. Какие отчеты позволяет строить этот модуль:
* В разных разрезах (по продавцам, по продуктам, по регионам, по клиентам и т.д.)
* Указать перион времени (за месяц, за квартал, за год, укажите любой период времени)
* Динамика (любой отчет можно разбить на интервалы: декада, месяц, квартал, год)
* В деньгах и по количеству
* В рублях и в долларах (названия валют можно изменить)
* Различные графики и диаграммы.
* Дополнительные ограничения (на любой отчет можно наложить дополнительные ограничения).
|
|
|
Отчеты - таблица
Табличный вид отчета |
|
|
Отчеты - круговая диаграмма
Отчет в виде круговой диаграммы |
|
|
Отчеты - гистограмма
Отчет виде гистограммы |
|
|
База знаний
База знаний особенно полезна службе сервиса и поддержки клиентов. Здесь можно быстро найти ответ на нужный вопрос. |
|
|
Воронка продаж
Воронка продаж наглядно показывает, сколько идет продаж и на каких этапах они находятся. |
|
|
Права доступа
Каждый пользователь в системе имеет свои права доступа. Например, каждый менеджер по продажам видит только своих клиентов, а руководитель видит всех. Хоть это и не правильно (менеджеры по продажам должны видеть всю базу), но для многих это важно. Для удобства, можно копировать права с одного пользователя, на другого.
|
|
|
Настройка справочников
Все справочники, которые есть в программе, настраиваются. |
Результаты применения Quick Sales 2:
- менеджеры по продажам могут работать одновременно c 200-500 клиентами, поддерживая постоянные контакты с каждым из них;
- значительно сокращаются временные затраты на поиск информации о нужном клиенте, истории его взаимоотношений с компанией и его потребностях;
- снижается процент потерь клиентов, с которыми менеджер или сотрудники других подразделений компании забыли вовремя связаться, в результате чего клиент сделал покупку у конкурентов;
- повышается качество обслуживания, что ведет к увеличению числа постоянных клиентов;
- снижается фактически до нуля время на составление отчетов о проделанной работе.
Организация работы предприятия с клиентами в СRM системе:
- Использование единого для всей компании инструмента, позволяющего накапливать и анализировать всю информацию, связанную с продажами, маркетингом и послепродажным обслуживанием.
- Реализация единой технологии, регламентирующей правила совместной работы с клиентами сотрудников разных подразделений.
- Выделение этапов работы с потенциальными клиентами и их закрепление за исполнителями. Распределение потенциальных клиентов между менеджерами отдела сбыта.
- Выделение типов работ, выполняемых сотрудниками разных подразделений при работе с клиентами (звонки, демонстрации и т.д.), для последующего контроля организации работы и работы менеджеров по продажам.
Работа с клиентами в CRM системе:
- Ввод информации в карточку клиента: контактная информация, принадлежность к сегменту (отрасль, регион), источники информации о компании, оценка перспективности клиента.
- Ввод записей по каждому контакту: формирование истории взаимоотношений.
- Планирование работы, рассылка типовой информации.
- Выписка счетов и накладных. Регистрация плановых и фактических сумм платежей.
- Ведение записей в ходе изучения удовлетворенности клиентов и послепродажного обслуживания.
Контроль работы сотрудников в CRM системе:
- Контроль работы менеджеров по продажам: финансовые результаты в разных разрезах, число клиентов в работе на каждом этапе работы; доля успешных сделок, выявление слабых мест в работе менеджеров.
- Контроль оплаты, отгрузки товаров, выполнения услуг.
- Расчет средней продолжительности сделки и выявление «просроченных» сделок. Оценка маркетинговых решений
- Оценка результативности конкретных маркетинговых акций (статья, выставка и т.д.) и выбранных каналов продвижения в целом.
- Мониторинг хода продаж в конкретных сегментах.
- Анализ реакции рынка на товары и услуги компании на основании анализа причин отказов.
Прогноз объемов продаж и оценка ситуации с продажами в CRM системе:
- Прогнозирование привлечения новых клиентов и поступлений денежных средств.
- Оценка размера и структуры дебиторской задолженности.
- Получение данных об объемах продаж в любом разрезе: по отделам, менеджерам, товарам и группам товаров, регионам, отраслям и др.
Мы очень часто сталкиваемся с вопросом организации удаленного доступа к базе данных Quick Sales через интернет. Исходя из опыта продаж и настройки Quick Sales в разных организациях, мы можем рекомендовать несколько подходов к решению данной задачи:
1. Разработчик Quick Sales рекомендует использовать терминальный доступ Windows (удаленный рабочий стол, RDP), многие из наших клиентов используют данный метод, он позволяет комфортно работать не только с Quick Sales, но и с другими программами на сервере, наиболее частая связка - Qiuck Sales + 1С.
Минус данного способа на наш взгляд один - сложность, а в некторых случаях невозможность, настройки терминального доступа на сервере под управлением ОС Windows/Linux.
2. Использование программного обеспечения, которое позволяет получить доступ к серверу в независимости от настройки ОС, например Teamviewer, Ammyy Admin.
Небольшие организации данный метод избавит от покупки серверной ОС для настройки терминального доступа, его настройки и обслуживания.